Het buurtteam Overvecht de Gagel van Lokalis heeft ervoor gezorgd dat het weer meer grip op het werk kreeg en een verantwoorde caseload. ‘In ons team zijn over een periode van 1,5 à 2 jaar terugkerende werkzame bestanddelen ontstaan die ons hierbij helpen. Die onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.’ Welke bestanddelen zijn dat? En welke tips horen daarbij?
Hanneke Cromheecke, gezinswerker bij Lokalis Buurtteams, Jeugd en Gezin: ‘Onze bestanddelen zijn geen snelle oplossing, maar echt een proces dat je als team moet aangaan. De kracht zit in de combinatie van cijfers en reflectie. Dat helpt om tot een werkwijze te komen die voor iedereen langdurig werkt.’
1. Houd de productiecijfers bij als input
‘Sinds 1 januari 2016 houden wij met ons team onze productiecijfers bij door iedere gezinswerker aan het eind van elke maand de individuele productiecijfers in te laten vullen.’ Dit omvat:
- de vindplaats per afzonderlijk geval vermelden, zoals de wachtlijst (voordeur), school, zorgmeldingen en/of her-aanmeldingen;
- het aantal afgesloten casussen;
- en in hoeveel zaken de gezinswerker een actief maatje is van een andere gezinswerker, zodat er geen vertekend beeld ontstaat over het aantal zaken waarin de gezinswerker actief betrokken is.
Hanneke: ‘Deze cijfers kun je als input gebruiken. Het gaat er vooral om dat je in gesprek blijft over instroom, doorstroom, stagnatie, afsluiten, kwantiteit versus kwaliteit en de werkwijze.’
2. Kijk naar de feiten en reflecteer
Anne Ravensbergen, gezinswerker :‘Met een productieanalyse eens per kwartaal kun je objectief reflecteren op de caseload. En elkaar open en zonder oordeel bevragen. Dat hebben wij vanuit de visie van Lokalis en basishulp gedaan.’ De analyse bestaat uit twee delen: 1) productie op teamniveau en 2) productie op gezinswerkerniveau.
‘Wat goed werkte, was om de reflectie zowel in teamverband als in het maatjesoverleg (maatjes zijn duo’s van collega’s) te doen. We nemen hier zo lang de tijd voor als nodig is.’ Vragen die centraal staan op gezinswerkerniveau:
- Hoe verhouden mijn cijfers zich tot het gemiddelde van het team? Hoe verklaar ik dit?
- Vergelijk jezelf met iemand uit het team die heel andere productiecijfers heeft. Kun je aangeven waar dit aan kan liggen?
- Heb je wisselende productiecijfers of juist stabiel? Hoe verklaar je dit?
- Roepen deze cijfers gespreksthema’s op die je op de vergaderagenda wilt zetten?
- Wat neem je mee uit deze analyse als het gaat over je eigen handelen en professionele ontwikkeling?
Vragen die centraal staan tijdens de reflectie op de teamproductie:
- Hoeveel gezinnen hebben we het afgelopen kwartaal begeleid?
- Hoe verhoudt zich dat tot de afgelopen kwartalen?
- En wat is hier de oorzaak van?
Zorg voor verbinding
Anne: ‘Om met elkaar als team zo open om te kunnen gaan, is het ook belangrijk om in te zetten op teamontwikkeling. Organiseer dus ook teamdagen waarbij je inhoud combineert met verbinding. Speel bijvoorbeeld met een variant op “Over de streep”, zoals de “Sta-op pot” waar briefjes met vragen in zitten. Dat je gaat staan als het antwoord ‘ja’ is op grappige en serieuze vragen. Of organiseer speeddates met je team, waarbij je elkaar vragen stelt. Het is de bedoeling dat de vragen de medewerker aan het denken zetten over diens caseload.
Bijvoorbeeld:
- Stel je hebt een andere baan. Wat zou er met je gezinnen gebeuren?
- Hoe lang loopt je langstlopende casus?
- Stel dat er geen instanties beschikbaar zijn. (Hoe) gaat dit gezin werken aan hun hulpvraag?
Dit helpt ook bij de reflectieve werkpraktijk dat een belangrijk fundament voor ons is. We zijn nieuwsgierig, willen graag (van elkaar) leren en het werkplezier hoog houden.’
3. Maak een planning
Kijk vanuit de cijfers naar de wachtlijst. De productiecijfers geven namelijk inzicht in hoeveel gezinnen ieder kwartaal ondersteund worden. Deel je het productiecijfer door 13 weken, dan weet je hoeveel aanmeldingen het team gemiddeld per week doet. Bijvoorbeeld: 65 aanmeldingen / 13 weken = 5 aanmeldingen per week. Dan kun je bijvoorbeeld iedere week 5 inplanmomenten in de teamagenda plaatsen voor een eerste gesprek.
Zorg voor een vaste gezinswerker
Laat alle gezinswerkers uit het team de eerste gesprekken voeren, in plaats van kennismakingsgesprekken. De gezinswerker die het eerste gesprek voert, blijft dan namelijk de eerste contactpersoon van het gezin. Zorg ervoor dat vooraf bekend is welke collega beschikbaar is voor dit inplanmoment. En houd bij het aantal inplanmomenten per gezinswerker in een kwartaal rekening met het dienstverband, mogelijke extra taken die iemand heeft naast het gezinswerk en/of andere persoonlijke omstandigheden. Bijvoorbeeld: 5 inplanmomenten per kwartaal bij 36 uur werken zonder extra taken, 4 inplanmomenten bij 32 uur werken zonder extra taken, 3 bij 28 uur enzovoorts.
Flexibiliteit belangrijk in het inplansysteem
Het kan voorkomen dat een gezinswerker (tijdelijk) geen ruimte heeft om nieuwe aanmeldingen op te pakken. Dan is het handig om inplanmomenten te kunnen blokkeren. Ook is het soms noodzakelijk dat een gezinswerker een inplanmoment kan verplaatsen naar een ander moment. Blokkeren en verzetten van inplanmomenten doe je in afstemming met de collega’s die de aanmeldingen coördineren, zo houden zij zicht op de planning.
4. Zorg voor een goede verdeling van prioriteitszaken
Houd ook rekening met prioriteitszaken: aanmeldingen die met voorrang moeten worden ingepland. De volgende drie soorten prioriteitszaken zijn nu vastgesteld:
- zorgmelding
- tijdelijk huisverbod
- financiële crisis
Anne: ‘We hebben een prioriteitenlijst met daarop gezinswerkers in tweetallen (eerste en tweede contactpersoon). Alle andere gezinswerkers staan ook op deze lijst. Bij een aanmelding van een prioriteitszaak gaat deze naar het tweetal gezinswerkers bovenaan de lijst. Zij pakken de aanmelding op. Voor de eerste contactpersoon in deze casus geldt dat die het eerstvolgende reguliere inplanmoment in de teamagenda blokkeert. In plaats van een reguliere aanmelding heeft die de prioriteitszaak opgepakt. Is de gezinswerker bovenaan de prioriteitenlijst niet beschikbaar om deze casus op te pakken? Dan neemt die het initiatief om de volgende collega op de lijst te benaderen met de vraag of die de casus oppakt.’
5. Maak werkdruk bespreekbaar
Hanneke: ‘Werkdruk is een terugkerend onderwerp met ups en downs. We weten inmiddels dat de beleving van werkdruk invloed heeft op de caseloadmanagement en werkplezier.’ Wat kun je doen? Belangrijk om naast de productieanalyses met elkaar in teamverband en het maatjesoverleg te praten over:
- Hoe zit je in je caseload?
- Welke druk ervaar je?
- Of hoe ervaar je de eventuele wachtlijst?
6. Doe een workshop time management
Om de drukte in kaart te brengen en feitelijk te maken kan een (mini-)workshop time management helpend zijn. Het geeft inzicht in goed met energiegevers en energielekken om te gaan. Dat levert tijd en werkplezier op.
Meer informatie
