Sociaal Wijkteam Zwolle (SWT) ging het proces aan om te komen tot een bandbreedte voor een verantwoorde caseload. Dit kost tijd, maar levert ook heel veel op. ‘We kunnen zo veel sterker naar buiten toe communiceren waar we voor staan en hoeveel fte we nodig hebben.’
‘Twee jaar geleden zijn we met medewerkers een werkgroep begonnen’, vertelt Karin Otten, teammanager van SWT. ‘Dit om in kaart te brengen hoeveel tijd een ondersteuningstraject gemiddeld kost. Als iemand 32 uur werkt, wat kan diegene dan qua caseload ongeveer aan? Welke bandbreedte kunnen we daar ongeveer bij hanteren?’
‘De verantwoorde caseload geeft medewerkers een goede onderbouwing om nee te kunnen zeggen’
Beter grenzen aangeven
Het kennen van de verantwoorde caseload geeft je als organisatie een betere onderhandelingspositie. Otten: ‘Medewerkers vragen erom, want zij zien hun werk alleen maar groeien. Als wijkteam hebben we er de afgelopen jaren heel veel nieuwe taken bij gekregen. En die ontwikkelingen gaan door. Het kennen van de bandbreedte voor een verantwoorde caseload, zorgt dat je bij nieuwe taken goed kunt aangeven hoeveel extra fte je daar voor nodig hebt als organisatie en of je iets wel of niet kunt doen.’
Sturingsinformatie
Otten: ‘De verantwoorde caseload geeft medewerkers een goede onderbouwing om nee te kunnen zeggen. Het is een hulpmiddel om het goede gesprek te kunnen voeren met elkaar. Het geeft mij als manager ook sturingsinformatie. Zo zul je altijd medewerkers hebben die er boven of onder zitten. Dat kan betekenen dat er iets niet goed gaat. Bijvoorbeeld door het schrijven van ondersteuningsplannen die veel te uitgebreid zijn. Of doordat een medewerker te veel neventaken op zich neemt.’
Leren van elkaar
‘Nu werken we aan een caseload op medewerkersniveau’, vertelt Robin van Riel, adviseur bedrijfsvoering bij het SWT. ‘Maar straks kunnen we dit ook op wijkteamniveau doen. Dan kun je ook kijken of er grote verschillen tussen teams zitten. Spelen er in de ene wijk meer problemen dan de ander? Of is er een team dat bepaalde processen veel efficiënter geregeld heeft? In dat geval kun je leren van elkaar.’
Verzamelen van gegevens
Het proces om tot een verantwoorde caseload te komen vraagt best wat tijd. SWT zit daar dan ook nog middenin. Otten: ‘We zijn in kaart gaan brengen hoe het werkproces eruitziet van een medewerker. Hoeveel tijd kost bijvoorbeeld één aanmelding ongeveer? Hoeveel tijd kost het maken van een afspraak? Door het verzamelen van dit soort gegevens, kun je op een gegeven moment een inschatting maken van hoeveel tijd een gemiddeld traject kost.’
‘Dat klinkt als veel te veel, maar je moet ook kijken naar de status van die casussen.’
Veel differentiatie in begeleiding
Toch is dit proces niet eenvoudig. Otten: ‘Een medewerker is namelijk niet alleen maar bezig met het primaire werkproces. Iemand heeft ook tijd nodig voor scholing, intercollegiaal overleg of onverwachte zaken. Daarnaast moet je dit ook nog in kaart brengen qua specialisme. Hoeveel kost een jeugdtraject bijvoorbeeld? Of een Wmo-traject? Een medewerker heeft bovendien bij ons zo’n driehonderd tot vierhonderd casussen op diens naam. Jeugdwerkers zo’n honderd tot honderdvijftig zaken. Dat klinkt als veel te veel, maar je moet ook kijken naar de status van die casussen. Zo ontdek je met elkaar dat er ook een stukje definiëring nodig is en afstemming over wanneer je een casus afsluit.’
Datagedreven werken
Van Riel: ‘Mijn rol is dan ook om te kijken naar de inrichting van processen. Je kunt dit bijvoorbeeld niet los zien van de wijze waarop we registreren. Dit zorgt ook voor een stukje bewustwording in hoe je met elkaar wilt werken. Daarnaast willen we ook meer gaan doen met datagedreven werken. We willen de verantwoorde caseload straks naar een dashboard kunnen vertalen.’
Je moet het samen doen
Inmiddels heeft SWT bijna alle benodigde data verzameld. Deze data hebben zij nodig om met het model ‘Caseload voor lokale (wijk)teams’ goed aan de slag te kunnen. Welke aandachtspunten hebben zij voor andere organisaties die aan het begin staan van zo’n proces? Otten: ‘In ieder geval dat het belangrijk is om een stukje commitment van medewerkers te hebben. Je moet dit echt samen doen. Daarnaast heb je medewerkers nodig die overstijgend mee kunnen denken.’
‘Mijn advies is om hier echt goed de tijd voor vrij te maken.’
Begeleiding van buiten of niet?
Externe begeleiding kan daarbij helpen. Otten: ‘Wij worden begeleid door adviseurs vanuit Integraal Werken in de Wijk. Dat geeft een mooie stok achter de deur. Je houdt je sneller aan de opdrachten die zijn uitgezet. Daarnaast hebben we een externe adviseur in dienst. Die pakt dit heel goed en gestructureerd aan. Zij is ook in staat om overkoepelend te kijken. Wij worden namelijk toch vaak opgeslokt door de waan van de dag.’
De tijdsinvestering is het waard
Van Riel: ‘Mijn advies is om hier echt goed de tijd voor vrij te maken. Je hebt ruimte nodig om hier goed over na te denken en de gesprekken aan te gaan. Dat zorgt voor een goede basis. Maar weet dat dit het echt waard is, want verderop levert dit juist tijd op. Je zorgt met zo’n traject dat je eerst goed de middelen neerzet met elkaar. Middelen die helpen om straks je werk beter te kunnen doen.’
In 2021 heeft Integraal Werken in de Wijk een werkpakket samengesteld dat beschrijft hoe je in 3 stappen kunt toewerken naar een bandbreedte voor een verantwoorde caseload. Het werkpakket bevat daarvoor toelichtingen en opdrachten. Meer weten? Bekijk dan het denkmodel ‘Caseload voor lokale (wijk)teams’.
